Дорогие наши студенты Глобал Вижн!
Мы прекрасно понимаем, что все студенты и родители переживают в данный момент, поводов для переживания достаточно. Мы также переживаем, но ждём хороших новостей!
Некоторые наши студенты и родители считают, что программа Work and Travel не требует особых затрат, сил и работы со стороны агентства или наших Американских партнеров. Студент оплачивает программу и едет в США….
Именно в этом и состоит волшебство программы! Главная задача Американских Спонсоров и Глобал Вижн – сделать оформление в программу Work and Travel легким и понятным процессом для студента. И у нас получается это волшебство с 2007 года!!! Все наши студенты получают огромное количество поддержки, внимания, информации, помощи, что от оформления в программу остается только пару приятных воспоминаний «В офисе заключаем договор», «Интервью с работодателем», «Виза» и «Паспортный контроль в Нью-Йорке».
А что же стоит за этим волшебством программы «Work and Travel»?
Набор на лето 2020 мы начинаем с июля 2019 года. Поэтому для нас оформление в программу длится с августа 2019 по … В этом году это скорее всего будет июль 2020 для агентства в России Глобал Вижн и 14 октября 2020 года для Американских Спонсоров (это крайний день для пребывания в США студентов из России). Мы работаем больше года!! Месяцы сумасшедшего режима, без выходных, без праздников, ненормированный рабочий день от 10 до 15 часов, в зависимости от необходимости работаем и 24 часа.
Оформление в программу Work and Travel – это сложный процесс и требует слаженной работы Российского Агентства и Американских Спонсоров в течение всего периода, осуществления большей части работ до поездки. Поездка в США – является результатом многомесячной работы и усилий нашей компании и Американских Спонсоров, и большая часть стоимости программы связана именно с оформлением в программу.
Начнем с наших Американских Партнеров, в этот период «перед приездом в США» и после «приезда в США» в течение 11-13 месяцев команда сотрудников в США (в среднем каждый Американский Спонсор – это минимум 300 сотрудников) работают и делают всё возможное, чтобы студент был оформлен в программу, принял участие в программе культурного обмена Work and Travel и оказывают поддержку во время пребывания в США. Если очень кратко – это поиск работодателей, проверка работодателей, организация интервью и ярмарок, проверка миллионов документов, загруженных агентствами, работа с Агентством, обеспечение работы и обслуживание он лайн системы, выпуск необходимых документов участника (форма, подтверждающая участие в программе Work and Travel USA – DS2019, медицинская страховка), организация предполетных инструкций, обеспечение поддержки в стране по приезду – от момента въезда в США до возвращения в Россию.
Для нашего агентства в России (Глобал Вижн – это 6 офисов и команда более 30 сотрудников) набор начинается с презентаций программы (все наши презентации бесплатные, и мы самостоятельно оплачиваем аренду залов). Далее работа в офисе – мы проводим бесплатное тестирование английского языка. По статистике мы принимаем менее 50% студентов, которые приходят в наш офис. Получается, что за сезон мы видим в офисах минимум 2000 человек, которые получают информацию о программе и бесплатное тестирование английского языка.
Затем работа с отобранными студентами – сбор необходимых документов, проверка документов (все резюме, все документы проверяются и корректируются. Ни одно резюме студента не попадает в руки Американского работодателя без проверки и корректировки - проверяется каждое слово, исправляются ошибки, мы проверяем ФИ, место и дату рождения по 2 паспортам: (заграничному и российскому), загрузка данных в системы спонсоров (в систему необходимо внести бесконечное количество данных, которые проверяются по паспорту, по справке, по резюме и печатным анкетам), перевод всех необходимых документов с русского на английский язык. Если бы все студенты приносили пакет участника с первого раза, это было бы чудесно! Часто мы просим предоставить документы неделями, иногда месяцами, что значительно затрудняет процесс работы с онлайн системами Американских Спонсоров.
Далее этап – интервью с работодателем. Сложно описать процесс в 2 словах…. Для начала нужно обработать полученную информацию от Спонсоров, составить таблицы с данными о вакансиях, вакансии, зарплаты, особые требования и т.д. Все наши таблицы делаются вручную, мы проверяем и добавляем информацию из данных Спонсоров. Также выгружаем из системы Спонсоров и загружаем в наши облачные хранилища все бланки job offers. Далее нужно рассказать студентам и ознакомить их с открытыми вакансиями – объяснить преимущества, ответить на все вопросы, дать рекомендации, посмотреть есть ли возможность найти студентов, которые ездили с прошлого года и записать видео отзывы. Для skype интервью (примерно 50% интервью с работодателями проходят в skype) необходимо составить расписание для Спонсоров – ФИ студента, его внутренне ID из системы Спонсоров, очередность прохождения интервью, указать skype ID студента, обеспечить полную поддержку в офисе во время интервью – находимся в офисе со студентами до последнего интервью, иногда и до 24.00 ночи! Все студенты приходят заранее на пробные интервью в офис, и мы «играем» в интервью с работодателем, чтобы каждый студент чувствовал себя уверенно на интервью с работодателем. Организация интервью студентов с работодателями на ярмарке — это отдельный процесс, который мы выделили в отдельный абзац чуть ниже. Составление расписания, список очередности и пребывание на ярмарке со студентами с целью организации всего процесса, а также 24 часа с Американской группой, как минимум 7 дней! Подготовка только одного списка из 378 студентов для участия в ярмарке – это кропотливая работа, которая занимает минимум 2-3 месяца! В середине декабре начинается самое сложное время, поскольку после завершения ярмарки и skype интервью нам необходимо загрузить в систему Спонсоров тонны документов, которые проверяются, редактируются, сканируются. Многие документы, такие как справка из ВУЗа состоит из 3 частей – обязательно заполняется длинная форма Спонсоров, справка на русском и перевод на английский язык. Многие работодатели требуют загрузки до 10 различных документов, на которых требуются инициалы, подписи, печати, дополнительная информация… Это колоссальный объем документов, который входит в нашу ежедневную работу без выходных. Затрудняется процесс, что студенты не сразу готовы прийти подписать и заполнить все документы! К этому процессу документации и работе с системами Спонсоров добавляется самый волнительный этап – Виза. На данном этапе мы делаем всё возможное и невозможное для студента, начинаем с подготовки студента к визовому интервью (все наши групповые визовые тренинги бесплатны), заполняем он лайн анкеты на визы, проверяем эти анкеты, получаем от наших Американских партнеров все необходимые документы – форму DS2019 (основной документ участника программы, необходимый для интервью), медицинскую страховку для поездки в США, записываем на интервью (для этого нужно создать личный кабинет на сайте посольства США, ввести кучу данных и записать студента), оплачиваем консульские сборы и сборы госдепартамента США sevis fee! Каждого студента, который проходит интервью в Москве ждут в офисе наши сотрудники независимо от того, в каком офисе вы оформились! После получения виз мы всегда проводим ориентационные собрания (мы также планируем провести в этом году все необходимые собрания после отмены карантина).
В этом сезоне для нас добавилась дополнительная работа, которая не входит наш договор – это ежедневный мониторинг всех новостей и событий в мире на русском и английском языках, ежедневные виртуальные встречи с американскими партнерами с целью обмена последними новостями, данными и изменениями. Большая проблема – это то, что большая часть студентов была записана на интервью в посольстве и эти визовые интервью отменились и нам пришлось восстанавливать личные кабинеты и вводить данные заново. Меняются вакансии у студентов – мы меняем всё в системе Спонсоров, нужно переделывать визовые анкеты… Это колоссальная дополнительная нагрузка, которую никто не планировал! Но мы делаем и эту работу и будем делать столько сколько будет необходимо, без требований доплат за программу и дополнительных компенсаций. По сути, все офисы сейчас делают эту работу бесплатно для наших студентов, но в сложившейся ситуации другого выхода нет!
Говорить о нашей работе и что мы делаем можно бесконечно, мы написали лишь малую часть того, что мы делаем. Работу делаем с большой отдачей и душевностью. Работа с людьми – это сложный процесс, который требует сил, времени, отдачи и терпения. Наша цель – сделать оформление в программу безупречным процессом, оказать всю необходимую информационную и моральную поддержку, облегчить процесс для студента!
Не каждое агентство может работать по программе Work and Travel USA, для этого нужно убедить Американских Спонсоров (организаторов программы Work and Travel USA в США) в высоком профессионализме и компетентности. И ежегодно подтверждать качеством работы возможность быть представителем по набору Work and Travel USA в США, а также посещать тренинги, конференции, форумы и переговоры! Участие в перечисленных мероприятиях является обязательными затратами компании.
Для оформления студентов в программу и для существования юридического лица, в принципе, необходимо оплачивать аренду офисов (несмотря на то, что мы летом не работаем в офисе, аренда платиться за все 12 месяцев, без каких-либо скидок и спецпредложений), зарплату, интернет, связь, курьерские доставки и т.д.
Организация ярмарок вакансий – это сложный процесс, на который требуется огромное количество сил, идей, бессонных ночей и затрат. Обычно на организацию ярмарки вакансий тратится от 3 до 5 месяцев – это поиск и аренда залов, обеспечение необходимым оборудованием, составление расписания мероприятия и культурной программы для Американской стороны, организация авиа и наземных перевозок для Американской группы. От студента требуется лишь присутствие и хорошее настроение на ярмарке, а от нас ненормированный рабочий день по 14-16 часов в день, креативность и т.д. Личные интервью – это требование наших Американских партнеров и многих Американских работодателей при приеме на работу, а значит и в программу. Более 50% наших студентов получают вакансии именно на ярмарках!
Оплата налогов – это обязательное требование для организации деятельности любого юридического лица! В данный момент для нас не сделаны отсрочки или каникулы, мы обязаны выплачивать налоги каждый квартал. Оплачивается налог со всего оборота, а обороты у нас огромные! Мы не можем сократить эту часть расходов, это приведет к закрытию компании.
Банк – как юридическое лицо в России мы обязаны иметь счет в банке. В среднем мы тратим 1 млн рублей в год минимально на обслуживание счета - долларовые переводы в США (оплата программы), конвертация, а также комиссии за все рублевые переводы, необходимые для осуществления нашей деятельности.
Сегодня, можем уверенно сказать, что за 9 месяцами работы стоит титанический труд нашей команды Глобал Вижн и Американских Спонсоров, миллионы загруженных документов, сотни проведенных интервью с работодателями и полная готовность на данный момент. Также как и наши студенты мы не виноваты в сложившейся ситуации и не можем нести ответственность за пандемию или эпидемию.
Программа Work And Travel это сложный процесс, который требует осуществления работ и затрат до поездки. Поездка в США – является результатом многомесячной работы и усилий нашей компании и Американских Спонсоров, и большая часть стоимости программы связан именно с оформлением. Поэтому все возвраты за программу будут осуществляться в соответствии с нашим договором, где мы заранее обговариваем все наши удержания на разных этапах оформления, до выхода формы DS2019, после выхода DS2019, в случае отказа в визе и после получения визы. Форс мажорные обстоятельства никак не освобождают нас от затрат или работы, это лишь логическое объяснение почему мы не смогли продолжить работу в запланированном графике и вынуждены перенести сроки программы.
На данный момент программа функционирует, и никто не отменил программу Work and Travel USA 2020. В сложившейся ситуации мы можем только перенести программу на более поздние сроки в июне или в июле 2020, о чём мы вас информировали в отдельном письме. Мы готовы возобновить все процессы, как только посольство США возобновит работу и правительство РФ снимет ограничения на вылет, а правительство США ослабит карантин.
Если вы не готовы ждать июня или июля, вы имеете полное право на отказ от программы в любой момент – это «Односторонний отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг», вы вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов в соответствии с действующим законодательством РФ. Все наши расходы, в зависимости от этапа оформления, зафиксированы в нашем договоре.
Со всеми студентами, кто готов ждать и вылетать в более поздние сроки, мы продолжим работать при первой возможности!